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想象一下,一個(gè)系統(tǒng)可以組織你的文檔、演示文稿和電子表格以便于訪問(wèn)。這是企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)的前提。使用和理解這一寶貴的資源是推動(dòng)成功的關(guān)鍵。這里有一個(gè)指南可以幫助你理解它的全部目的。

2022-11-19 想象包裝設(shè)計(jì)

  

  什么是企業(yè)內(nèi)容管理? 企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)是管理公司信息的一組階段、技術(shù)和工具。這包括存儲(chǔ)、共享、組織和保護(hù)公司記錄和數(shù)據(jù)。最終,ECM允許公司完全控制他們保存和存儲(chǔ)的信息。

  為什么這么重要? ECM平臺(tái)以數(shù)字化方式轉(zhuǎn)換和組織信息,讓公司更好地掌握其內(nèi)容。它共同匯集信息,為團(tuán)隊(duì)提供更好的訪問(wèn)和理解,從而提高他們的效率。ECM還簡(jiǎn)化了工作流程,以提高所有類型的項(xiàng)目和活動(dòng)的業(yè)務(wù)效率。它實(shí)際上給了公司, 完全控制他們的數(shù)據(jù)。這包括公司存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)和信息的情況。

  將企業(yè)內(nèi)容管理想象成圖書館中的一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。就其本身而言,該圖書館擁有數(shù)十萬(wàn)本根據(jù)書名和流派分類的書籍。盡管這給出了特定書籍所在位置的一般理解,但是它并沒(méi)有提供一個(gè)詳細(xì)的、有組織的系統(tǒng),能夠立即知道關(guān)于一本書的重要信息。擁有一個(gè)記錄所有書籍的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以讓圖書管理員立即找到相關(guān)信息, 例如一本書最近是否被借出。這就像公司的ECM一樣,他們的數(shù)據(jù)本質(zhì)上是圖書館里等待整理的書籍。

  ECM的三個(gè)關(guān)鍵要素 ECM由基本組件組成,這些組件對(duì)公司有很大的好處。這里有三個(gè)需要考慮的關(guān)鍵因素:

  1.組織 在組織信息之前,這個(gè)階段的初始步驟包括轉(zhuǎn)換。這種轉(zhuǎn)換包括匯編記錄、數(shù)據(jù)和信息,然后將其數(shù)字化。這對(duì)擁有大量歷史記錄和其他數(shù)據(jù)的公司特別有幫助。它是將信息組織成結(jié)構(gòu)化格式的初始過(guò)程。

  將記錄轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式后,下一步就是為了公司的利益而對(duì)其進(jìn)行組織和結(jié)構(gòu)化。最合理的組織方式是有利于業(yè)務(wù)工作流的方式。

  2.保管 ECM有兩種不同的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。第一種是通過(guò)數(shù)據(jù)和信息的物理存儲(chǔ)。這發(fā)生在詳細(xì)的文件夾結(jié)構(gòu)中,確保用戶可以方便地訪問(wèn)所有保存的數(shù)據(jù)和信息。此外,保存最終補(bǔ)充了儲(chǔ)存的努力。

  不僅存儲(chǔ)了信息,還對(duì)信息進(jìn)行了廣泛的備份。這使得用戶有機(jī)會(huì)編輯和更改任何必要的數(shù)據(jù)。它還提供公司歷史記錄之類的東西。

  3.檢索和共享 接下來(lái),公司使用高級(jí)文本搜索從存儲(chǔ)中檢索他們的信息。這些搜索通常包括幫助定位文檔的元數(shù)據(jù)。它們還包括根據(jù)信息的創(chuàng)建日期精確定位信息。最后,ECM會(huì)監(jiān)控哪些用戶正在查看特定的文檔和文件。

  快速檢索與分享是齊頭并進(jìn)的??焖俑咝У卦谙到y(tǒng)中定位文件的能力尤其會(huì)促進(jìn)信息請(qǐng)求。這種快速定位對(duì)于擁有大量數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的現(xiàn)代公司來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。

聲明:本站品牌策劃與包裝設(shè)計(jì)作品部分為原創(chuàng)內(nèi)容,本文想象一下,一個(gè)系統(tǒng)可以組織你的文檔、演示文稿和電子表格以便于訪問(wèn)。這是企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)的前提。使用和理解這一寶貴的資源是推動(dòng)成功的關(guān)鍵。這里有一個(gè)指南可以幫助你理解它的全部目的。關(guān)鍵詞為“想象包裝設(shè)計(jì),”頁(yè)面信息僅供參考和借鑒,如有侵權(quán)、錯(cuò)誤信息或任何問(wèn)題,請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系我們,我們將立即刪除或更正。

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